水利档案管理从传统向现代方式转变探析

1 转变水利档案管理方式的意义

随着现代科学技术的快速发展，人类已经进入了信息化时代，传统的纸质档案管理方式存在很大的局限性。它的信息容量相较于电子档案来说太小，而且查阅也十分不便，严重影响水利业务的工作效率。因此将水利档案管理从传统向现代方式转变是目前水利单位需要重视的事情，也是水利单位未来发展的必然要求。

1.1 促进水利档案管理工作的开展

水利档案管理主要的功能是记录和保存水利业务有关的数据，这些数据在水利事业的展开的过程中发挥着重要的作用。根据当前水利工作的自身发展的需要，必须转变水利档案管理工作，在进行检索资料时，使用传统方式，则需要大量的时间，工作效率不高，影响水利工作的开展，而转变为电子档案，检索资料快捷、方便、极大提高工作效率。

1.2 实现水利事业的现代化

水利档案中记录和保存的数据信息，充分的体现了水利事业的起步和发展，以及关于水利问题的解决方法，记载着大量的水利活动，涉及的资料都和水利事业息息相关，对于水利单位未来的发展有着很强的参考性。在未来发展的过程中，如果水利工程出现问题，可翻阅档案，在档案中寻求借鉴或解决办法，吸取经验和教训；并且，水利档案管理从传统向现代方式转变能够实现档案的快速共享和公开化，使得档案公开更加的多样性。近几年，人们对于水利工程标准要求越来越高，水利档案管理量也越来越大，现代电子档案方式具有更强的存储能力，可以储存更多的信息数据，在提高保存质量的同时，让工作效率得到提升。综上可知，将计算机等先进技术应用到水利档案管理，可以有效的推动水利事业的发展，让水利档案管理更加的高效合理，继而为水利业务的开展提供更大的保障。

2 传统向现代方式转变的制约因素

2.1 管理方法落后

传统的水利档案管理，主要是使用纸质档案的方式进行管理，在一些基层的水管单位这种现象尤为普遍，没有专职的档案人员，兼职档案人员对档案业务、管理不熟悉，对档案信息化管理不了解等因素，习惯沿用传统方式，许多工作还停留在手工完成阶段，习惯于劳动强度大、科技含量低的手工劳动的思维定势，部分档案人员仍然存在着“为保管而保管”“重保管轻利用” 的思想，同时，这种方式存在一定的局限性，技术和思路相对落后，影响档案工作发展和工作效率。

2.2 客观制约因素

水利工程一般施工周期较长，档案内容较为繁琐复杂，工程在立项、设计再到具体的实施，再到工程完工，时间周期跨度较长，而且在进行施工的过程中，还会根据施工的具体情况进行合适的调整，保证项目的顺利施行，由于牵连的面较广、涉及的领域多，这就使得工程信息用纸质档案记录保存或者是用电子档案记录保存都非常复杂。

2.3 主观制约因素

水利档案的管理人员的意识较为落后，没能对自己的工作有着正确认识，也没有明确水利档案在水利工作中的地位，只是将其视为工作的末尾。有的认为即使水利档案管理存在问题，也不会影响水利工作的运行，从思想上对档案管理缺乏重视，最终导致档案资料的收集严重落后，记录的资源信息存在遗漏等问题，有的出现档案原件少、原件缺失等现象，在信息传递的过程中出现漏洞，影响水利工作正常开展。

3 水利档案管理从传统向现代方式转变的措施

3.1 更新和完善水利档案管理制度

根据水利档案管理方法落后，管理制度不够完善的问题，为了能够提高水利档案管理的有效性，提升档案资料的安全及质量，水利单位需要根据自身的档案管理需求及时更新和完善档案管理方法和管理制度，通常情况下，可以通过下述的方式进行革新：第一是完善水利档案的保密制度，在记录和保存水利档案的过程中，部分的水利科研成果资料以及水利工程数据需要保密，尤其是要注重对水利科研成果的保密，这是具有专利性的，所以必须完善档案保密工作，提高对档案的保密性。第二是实施档案管理岗位责任制度，并且完善对应的问责制度。通过这样的方式，可以提高档案管理人员的意识及对档案管理工作的重视，以此增加对档案管理工作的实施的积极性。第三是加大对水利档案管理重要性宣传，这是水利档案管理有效开展的有效方式。可以通过在施工现场张贴宣传海报，“世界水日” 活动、“水利成果展”、讲座、会议、视频等多种方式提高宣传力度，提高大家对水利档案管理的正确认识。

文章来源：《水利规划与设计》 网址: http://www.slghysj.cn/qikandaodu/2020/0810/482.html